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与客户相关的债权管理制度

7.4 债权管理制度 总则 第一条为了规范行销债权管理,加强规范行销各工作环节及债权的管理程 序,确保销售工作物流与资金流清晰可靠与公司资产安全,特制定本制度。 第二条各销售部须确保客户代表及经销商基本资料的准确,财务须确保订 货、出货及账务的准确,法律顾问负责处理法律诉讼事项。 资料立档 第三条客户基本资料的建立。 1.客户代表须在客户基本资料调查表注明客户的各种基本资料。 2.财务应留存客户资料的影印本:营业执照、税务登记证明、银行开户证 明。 3.资料提供及建档分别由销售部及财务负责。 4.对直销客户或有欠帐的客户,应留存经营者个人身份证影印件。 5.财务如发现资料不全应及时补全。 第四条客户代表通信资料的建立。 I.新客户代表报到时,人事部门应对其填写的地址资料确实复核。 2.客户代表通信地址应包括目前居住地址、父母亲、配偶或其他亲友的地 址。以便当销售代表离职后,仍然可直接或间接与他联络。 3.资料建立及复核分别由销售部及人事部负责。 4.人事部门如发现资料不全应及时追补。 第五条直销客户信用额度及账龄的合理制定。 1.客户账龄依公司一般规定制定,如有个案拟延长或缩短。应报销售部门 与财务共同核准后实施。 2.客户代表应依客户营业状况,呈报客户信用额度建议,经各级主管核准 后,确定该客户的信用额度。 3.财务根据客户实际销售及回款情况,定期与销售部门重新讨论信用额度 及账龄的设定。 4.财务如发现出货超出额度或收款超过账龄而未经主管核准时,应及时与 销售部门沟通并上报上级主管。 账款回收 第六条收款事项。 1.客户代表负责收款,财务负责复核。 2.客户代表收款以收取支票等票据为原则。尽量不要直接收现金。 3.客户若用支票交款,支票须填有公司抬头。 4.客户代表如延迟收款,财务应及时反馈至客户部经理。 第七条退票处理及汇票审核。 1.若货已发出,而发生退票,财务应将其作为等额负值收款。并将票据退 还客户代表,并催客户代表要求客户将新票寄回公司,待收到新票后再重新作为 收款。 2.客户代表或财务在收到汇票后,要对票面进行核查,避免因一些书面错 误而导致退票的发生。 第八条直销出货。 I.直销出货须严格按照信用额度及账龄审款办理。 2.当客户发生逾期账款后,应先追款,暂缓发货。期问若有陈列展示效果 的客户.如拟继续出货,应先呈主管核准并确保将其逾期账款控制在一定的时间 内收回者(签订保证合同),方可出货。 3.对一些特殊客户或一次交易的客户,应坚持款到发货的基本原则,如有 特殊情况须先呈客户经理核准。 第九条直销结款。 1.客户代表结款时.须向财务领取发票及客户回执联,并进行登记。若款 未结回,此两项单据须于当日或次日及时交回财务,结款时再领取,以免丢失。 2.暂未结款的发票及回执联。财务要建档保存。 第十条经销商出货。 1.财务须严格按照经销合同规定的货款收到后发货。 2.调整权限或保证金要按照公司信用政策的相关规定严格执行,并在上笔 传真汇票未入账之前。暂缓下次发货。 3.客户代表应主动协调客户订货数量,使之配合送货车装载量。如为配合 车辆装载而有超送情况时,客户代表应事先通知客户并确认货教补交事宜,以避 免欠款发货或超送拒收等情况的发生。 第十一条收款确认及客户付款漉程。 1.对第一次交易的新客户,客户代表应落实下列事项: (1)必须与客户确认出货单的签收方式(专人签字或加盖公章).以避免因 客户不承认而引起纠纷或客户不承认已收货: (2)与客户共同确认收款时的必要凭证: (3)准确告知客户本公司的收款时间及收款要求等事项。 2.对于公司的老客户,应补充或重新确认以上事项。 第十二条客户账款余额管理。 I.财务要确保应收账款的准确性。 2.每月初应将客户上一个月的对账单及时寄出,客户代表应要求客户当月 签回,签回的对账单由财务存档。 3.当出现客户分户或合并等情况时,其分户或合并后的起始应收账款应与 客户共同签认。 第十三条客户相关人员变动情况的财务处理。 1.客户代表要在拜访时及时了解客户相关人员变动信息。 2.客户经营人员变动时,应注意相关客户基本资科是否须重新取得。 3.客户经营人员或收货人员变动时,出货单的签收方式(签字或加盏公章) 须由客户以书面形式向财务确认。 第十四条相关单据的存档保管。 1.经销商出货单回执联,由车队或送货人交回财务,作为运费结算凭证, 并由财务存档。 2.送货单位应于当日或次日早晨将直销客户出货单回执联交回财务保存, 以免遗失。直销出货单回执联及发票在结款前由财务存档保存。 第十五条逾期张款处理。 1.财务每月定期提供账龄分析表给销售部,以便客户代表及时追收。 2.客户代表应与客户签订付款协议,确认债权。 3.出现逾期账款后,财务应及时核查出货单、发票、对囊∈单等债权凭证, 如有欠缺时,应先行呈报客户经理,并协商补全办法。 4 对一些商场“扣点”等凭证要及时取得,及时冲帐。 第十六条客户发生倒闭等情况的业务处理。 1.客户破产倒闭后,客户代表应及时了解客户是否到工商局登记,是否登 报公告。是否有上下级公司可供追查等情况,以便为追查或诉讼做准备。 2.客户破产倒闭后,如客户代表拉回客户货品冲抵货款,在拉回货品后, 应设立专案及时处理,所得款项及时冲销该笔帐款,差额部分再另行提报。 第十七条呆账的确认。 1.销售部门认为确实无法收回的款项案件。应先提报,最终由公司总经理 核准。 2.呆账经核准后,另依相关规定处理。 第十八条对可能发生呆账的案件,销售部门应确实掌握相关法规的诉讼时 效;发生欠款后,以最后一次向客户催款的次日起两年内提出诉讼。 第十九条客户代表离职交接管理。 1.客户代表离职时,对未收款的案件作为个案以书面形式移交,移交内容 包括:客户名称、出货明细、出货单、发票、未结款金额等项目及相关债权凭 证.并由财务确认。 2.若客户代表离职时.尚有未收款案件待处理,除移交未收款资料外,人 事部门应再行查核客户代表可联络的通信地址。 第二十



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