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办公自动化实训教程(ppt 39页)

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办公自动化实训教程
第二部分Excel

办公自动化实训教程

>>大连理工大学出版社

第二部分Excel
? Excel 2003是Microsoft公司推出的Windows*台 下最流行的电子表格软件,它提供了强大的数据 处理功能,是Microsoft Office 2003办公套装软件 的一个重要组成部分。
? Excel 2003集数据表格、图表和数据库三大基本 功能于一身,具有强大的数据管理、统计与分析 功能,被广泛应用于教育、科研、财务、和经济 等各个领域,特别是需要处理大量数据的报表工 作中。
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第二部分 Excel
? 第7章 制作客户信息表 —— 基本操作 ? 第8章 制作个人明细表 —— 数据计算 ? 第9章 外币资金月报表 ? 第10章 制作销售统计表 —— 分析统计
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第7章 制作培训通知

第7章 制作客户信息表

? 案例的制作展示了一个完整电子表格制作过程, 从开始新建Excel文档,到在单元格中录入数据, 进行格式化操作,对工作表进行页面设置,重命 名工作表,及最后的保存及打印工作簿。

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案例知识点:
? 熟悉Excel 2003的基本功能 ? 掌握表格的格式设置 ? 掌握图片等图形对象的插入 ? 掌握工作表的基本操作 ? 了解工作表的打印

第7章 制作客户信息表

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案例知识点讲解:

第7章 制作客户信息表

? 熟悉Excel 2003的基本功能
? 建立文档
① 双击桌面Excel图标,或从开始菜单启动Excel ② 启动后,默认打开一空白Excel文档。也可以单击
“常用”工具栏中【新建空白文档】按钮进行创建。
? 保存文档
? 单击“常用”工具栏中【保存】按钮
? 输入数据
? 手工输入,可输入中、英文文本、数字、公式等 ? 使用自动填充功能快速复制或填充有序数据

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案例知识点讲解:

第7章 制作客户信息表

? 格式的设置
? 单元格字体、对齐方式 、数字格式 、边框和底纹等设置
? 单击菜单栏的【格式】【单元格】命令 ? 通过“格式”工具栏进行设置

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案例知识点讲解:

第7章 制作客户信息表

? 格式的设置
? 数字格式 设置数字格式可改变单元格中数 据的显示格式。常见的数字格式 有常规、数值、货币、日期、时 间、百分比、文本和自定义等。
? 调整工作表行高列宽
? 鼠标操作 — 拖动列标右边界调整列宽;双击列标右边界 “最适合的宽度”
? 单击菜单栏的【格式】【行】 或【列】命令

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案例知识点讲解:

第7章 制作客户信息表

? 插入图片
? 单击菜单栏的【插入】【图片】【来自文件】命令
? Excel中,可以插入剪贴画、图片文件、艺术字、自选图 形等图形对象,与Word 不同的是,插入的图形总是浮于 文字上方。

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案例知识点讲解:

第7章 制作客户信息表

? 工作表的操作
? 增加、删除、命名工作表
① 在工作表标签区中单击选择工作表标签 ② 单击右键,在快捷菜单上选择 【插入】/ 【删除表】/【重
命名】命令
? 冻结窗格
? 单击菜单栏中的【窗口】【冻结窗格】
? 隐藏工作表中的网格线
① 单击菜单栏中的【工具】【选项】命令,打开的【选项】 对话框
② 选择【视图】选项卡,在“窗口选项”中取消“网格线” 的勾选

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案例知识点讲解:

第7章 制作客户信息表

? 打印工作表
? 页面设置
? 设置纸张的页面大小、边距、页眉/页脚等 ? 页眉/页脚的设置 ① 单击菜单栏中的【文件】【页面设置】命令,打开的【页面设
置】对话框。 ② 选择【页眉/页脚】选项卡,单击【自定义页眉/页脚】按钮,打
开【页眉/页脚】对话框

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案例知识点讲解:

第7章 制作客户信息表

? 页面设置
? 设置标题行 — 使得每页顶端或左端都出现标题 ① 在【页面设置】对话框中选择【工作表】选项卡 ② 在“顶端标题行” 或 “左端标题列”选项框 中选择设置标题行
或列

? 打印预览 ? 打印工作表
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第8章 制作个人收支明细表
第8章 制作个人收支明细表

? 案例中一些基本的原始数据外,其他的各项统计项都是通过Excel提 供的公式和函数自动计算完成的。同时通过有效性及保护来尽量避免 在输入数据时的误操作。

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案例知识点:
? 公式和函数 ? 验证数据有效性 ? 设置条件格式 ? 保护工作表 ? 复制工作表
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第8章 制作个人收支明细表
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案例知识点讲解:

第8章 制作个人收支明细表

? 公式和函数
? 插入函数
① 选择结果单元格,单击菜单栏中的【插入】【函数】命令 ② 打开的【插入函数】对话框,选择应用函数 ③ 打开【函数参数】对话框 ,设置函数各计算参数

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案例知识点讲解:

第8章 制作个人收支明细表

? 公式和函数
? 输入公式
① 选择结果单元格
② 输入等号“=”,
③ 输入运算公式,按回车键确认。
? Excel中的公式的书写规则与常规的代数公式基本一致。 它总是以“=”开始,可以使用+(加)、-(减)、* (乘)、/(除)、^(乘幂)、()(小括号)、>(大 于号)、<(小于号)、=(等于号)、>=(大于等于 号)和&(连字符)等运算符。
? 公式和函数可通过复制粘贴或自动填充进行复制

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案例知识点讲解:

第8章 制作个人收支明细表

? 单元格引用
? 引用指标识并指明公式中所使用数据的单元格位置。
? 相对引用 如:A2 ? 绝对引用 如:$A$2 ? 混合引用 如:$A2或A$2
? 相对引用与绝对引用的区别:当复制公式时,相对引 用会根据其发生改变,而绝对引用不会。
? 在公式中输入单元格引用,可直接选择该单元格或区 域,支持Ctrl键和Shift键。

引用运算符

含义

示例

说明

:(冒号) 区域运算,两个引用间的连续单元格区域 SUM(A2:B3)

A2~B3四个单元格的和

,(逗号) 联合运算,多个引用的合并

SUM(A2,B2,B3) A2,B2,B3三个单元格的和

(空格) 交叉运算,同属于两个引用的单元格

SUM(A2:B3 B2:B4) B2,B3二个单元格的和

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案例知识点讲解:

第8章 制作个人收支明细表

? 验证数据有效性
? 通过给单元格设置“数据有效性”,来限制单元格数据的输入,从 而避免输入数据时误操作。
① 选定设置“数据有效性” 的单元格区域
② 单击菜单栏中的【数据】【有效性】命令,打开的【数据有效性】 对话框。
③ 选择【设置】选项卡, 设置“有效性的条件”
④ 选择【出错警告】选项卡,设置“输入无效信息时显示出错警告”

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案例知识点讲解:

第8章 制作个人收支明细表

? 设置条件格式
? 通过条件格式,可将满足特定条件的单元格以指定的格式显示,从 而达到突出重要数据的目的。
① 选定设置“条件格式”的单元格区域
② 单击菜单栏中的【格式】【条件格式】命令,打开的【条件格式】 对话框
③ 在“条件?”中设置满足条件
④ 单击【格式】按钮,在打开的【单元格格式】对话框中设置满足条 件后的格式
⑤ 还可以单击【添加 】按钮,添加新的条件格式

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第8章 制作个人收支明细表

? 保护工作表
? 保护工作表的作用为保护工作表中的锁定 单元格(默认),使得这些单元格不能被 编辑修改 。
① 选定所有不需保护的单元格区域 ② 单击菜单栏中的【格式】【单元格】命令,
打开的【单元格】对话框。 ③ 选择【保护】选项卡,单击取消“锁定”
选项。 ④ 单击菜单栏中的【工具】【保护】【保护
工作表】命令,打开的【保护工作表】对 话框。 ⑤ 选择“保护工作表及锁定的单元格内容” 选项,在“取消工作表保护时使用的密码” 文本框中输入工作表的保护密码,并设置 保护后可执行的操作。
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案例知识点讲解:

第8章 制作个人收支明细表

? 复制工作表
① 在工作表标签区中,选中工作表标签。
② 单击右键,在快捷菜单中选择【移动或复制 工作表】命令,打开【移动或复制工作表】 对话框中
③ 在“工作簿”选项中选择目标工作簿
④ 选择 “建立副本”(如不选择则为移动), 单击【确定】按钮 。

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第9章 外币资金月报表

第9章 外币资金月报表

? 实例中通过【新建Web查询】功能,从网页中获取数据,并实现自动 刷新,从而减少了原始数据的录入,提高了数据的有效利用。

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案例知识点:
? 导入外部数据 ? 单元格引用(加强) ? 隐藏行、列和工作表 ? 制作图表

第9章 外币资金月报表

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案例知识点讲解:
? 导入外部数据
? 导入数据 从数据库或文本文件等外 部文件中获取数据
① 单击菜单栏中的【数据】【导入外部 数据】【导入数据】命令,打开的 【选取数据源】对话框。
② 选取外部数据源文件 ③ 根据导入向导设置导入选贡

第9章 外币资金月报表

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案例知识点讲解:

第9章 外币资金月报表

? 导入外部数据
? 新建Web查询 从网页中获取数据
① 单击菜单栏中的【数据】【导入外部数据】【新建Web 查询】命令,打开的【新建Web查询】对话框。
② 在浏览窗中选择要导入的数据区域
③ 单击对话框右上角的“选项”按钮,打开【Web查询选 项】对话框,设置查询选项。

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案例知识点讲解:

第9章 外币资金月报表

? 单元格引用(加强)
? 引用当前表:单元格引用
? 引用不同表:工作表名称!单元格引用 ? 引用不同工作簿:[工作簿文件名称] 工
作表名称!单元格引用
? 隐藏行、列和工作表
? 隐藏行或列
? 选定要隐藏的列,单击菜单栏中的【格式】【列】【隐藏】命令
? 要显示隐藏列,首先选定整个工作表,单击菜单栏中的【格式】【列】 【取消隐藏】命令
? 隐藏工作表
? 单击菜单栏中的【格式】【工作表】【隐藏】命令
? 要显示隐藏工作表,单击菜单栏中的【格式】【工作表】【取消隐藏】 命令

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案例知识点讲解:

第9章 外币资金月报表

? 制作图表
? 创建图表
① 首先选定建立图表的数据源单元格区域
② 单击菜单栏中的【插入】【图表】命令,或单击“常用” 工具栏上的【图表向导】按钮。打开的【图表向导】对话 框。
③ 根据向导依次设置图表类型、源数据区域、选项、位置等

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第9章 外币资金月报表

? 图表编辑修饰
? 图表创建后 ,可通过菜单栏中的【图表】菜单对图表类 型、源数据、选项、位置等进行编辑
? 图表是由图表区、绘图区、系列、图表标题等一系列图形 对象组成的。可分别对这些对象在外形、色彩、大小和位 置等方面进行格式化设置。

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第10章 销售统计分析

第10章 销售统计分析

? Excel中除了可以通过公式和函数对数据进行计算外,还提供了许多 分析统计数据的功能,如排序、筛选、分类汇总和数据透视表等,从 而为我们的决策提供依据。

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案例知识点:
? 数据清单 ? 排序 ? 筛选 ? 分类汇总 ? 数据透视表和数据透视图

第10章 销售统计分析

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第10章 销售统计分析

? 数据清单
? 数据清单(也称数据列表),指包含系列相关数据的标准二维表格,其 中每行是一个完整的信息,而同列的数据项应具有的相同数据类型。
? 记录单 ? 可对数据清单进行浏览、修改、输入、删除、和查找等管理操作 ? 单击菜单栏中的【数据】【记录单】命令,打开【记录单】对话框

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第10章 销售统计分析

? 排序
① 首先选定数据清单中任一单元格(如果要排序的是部分数据清 单或非标准数据清单,则要选择要排序的完整数据区域。)
② 单击菜单栏中的【数据】【排序】命令,打开【排序】对话框 ③ 依次设置排序字段及方式。 ? 简单的排序可直接选定关键字所在列的任一单元格,然后单击
“常用”工具栏上的【升序排序】按钮或【降序排序】按钮完 成排序。

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第10章 销售统计分析

? 筛选
? 自动筛选 一般适用于简单条件的筛选,允许叠加。
① 首先选定数据清单中任一单元格。 ② 单击菜单栏中的【数据】【筛选】【自动筛选】命令 ③ 单击列标题右侧的自动筛选下拉箭头,从下拉列表中选择 ? 自动筛选状态下,再单击菜单栏中的【数据】【筛选】
【自动筛选】命令 ,可撤消筛选

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第10章 销售统计分析

? 筛选
? 高级筛选 可任意组合筛选条件,适用于复杂的条件筛选
① 首先在工作表中空白处输入筛选条件
② 选定数据清单中任一单元格,单击菜单栏中的【数据】【筛选】 【高级筛选】命令,打开【高级筛选】对话框
③ 依次选择设置列表区域、条件区域和筛选结果位置
? 提示:筛选条件中,不同行间的条件是“或”的关系,同一行 中不同列的条件是“与”的关系。

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第10章 销售统计分析

? 分类汇总
? 指对数据进行分类,并按分类进行汇总进行诸如“求和”、“计数”和 “*均值” 等汇总计算。允许嵌套 。
① 首先对要分类字段进行排序 ② 单击菜单栏中的【数据】【分类汇总】命令,打开【分类汇总】对话框。 ③ 依次设置分类字段、汇总方式和和汇总项等,单击【确定】按钮 ? 要撤消分类汇总,可在【分类汇总】对话框中单击【全部删除】按钮。

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第10章 销售统计分析

? 数据透视表和数据透视图
? 数据透视表(图) 排序+筛选+合并+分类汇总
① 选择数据清单中任一单元格,单击菜单栏中的【数据】【数据 透视表和数据透视图】命令
② 根据向导依次设置数据透视类型、数据源区域和创建位置
③ 在空白的数据透视表框架结构中,依次将【数据透视表字段列 表】浮动窗口中的字段手拖动到页、行、列和数据四个区域中

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案例知识点讲解:
? 数据透视表和数据透视图
? 数据透视表中页、列和行字段可以进行筛选 ? 行或列字段可以进行分组 ? 数据字段可以更改汇总方式 ? 页、列、行以及数据各区域均可放置多个字段 ? 各区域中的字段可删除(拖出透视表) ? 数据透视图与数据透视表类似

第10章 销售统计分析

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