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对事业单位人事档案管理信息化建设的研究

龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 对事业单位人事档案管理信息化建设的研究 作者:李铭 来源:《兰台内外》2019 年第 16 期 摘 要:事业单位的改革进程不断加快,让事业单位面临着前所未有的转型压力。而人事 档案作为事业单位的基础管理工作,也面临着信息时代的挑战和高要求。因此,笔者对事业单 位的人事档案管理在当前阶段面临的问题和影响进行了分析,并就信息化建设的发展思路提出 了一些浅见,以供参考。 关键词:事业单位;人事档案管理;信息化建设 一、事业单位人事档案管理在现阶段面临的问题 在事业单位内部,对于人事档案的重视度不够是一直以来的思维惯性,这让该项工作衍生 出诸多问题:首先就是制度上的不够健全。以往沿袭的制度没有应时而变,凸显出了与现阶段 档案管理不合拍的情况,这也更加重了档案管理制度执行的不到位。其次是档案管理人员对档 案的管理水平不够。这主要源于事业单位对此项工作的欠缺重视而随意安排了一些业务能力和 主动性不够的人员去管理档案,这样的随意性安排让档案管理工作始终徘徊在亦步亦趋的状态 上,而且欠缺重视还会让想做好档案管理工作的人缺乏专业性的学习、培训、交流的机会。再 次,弃档现象屡见不鲜。社会正处于转型期,因而产生了极多的人和档案分离的情况,其中相 当一部分变成了弃档。最后就是档案管理的信息化程度较低。客观来讲,档案的信息化建设还 有很大的空间,很长的路要走,但是现阶段却受到人力物力的限制而使发展受到重重阻碍,这 降低了效率,拉低了信息化水平。 二、信息化建设给事业单位的人事档案管理带来的新起色 1.档案管理人员趋向于专业化和技术化。信息化建设要求档案软硬件的及时更新和档案管 理人员业务水平和素质的提高。好马配好鞍,先进的现代化档案管理设备必须匹配能较好的驾 驭这些现代化设备能力的专业技术人才。此外,专职的档案管理人员,还具备着一定的政治敏 感性,毕竟档案涉及保密性,这对单位安全稳定和政策的执行都颇为重要。 2.档案管理的程序更有效率、更为现代。信息化可以大幅度降低档案管理人员的工作强 度,让档案存储和利用更高效,所以通过开展信息化建设的互相学习,借鉴好的管理思维和管 理经验,从制度和执行上确保了档案信息化后的档案管理程序更有效率也更为现代。 3.档案信息利用和需求的多元化发展方向。一些事业单位建立了人事档案管理的数据库, 极大的增强了档案信息查询的便利性,也让档案的利用朝着多元化发展。在对信息需求逐步增 强的今天,由于公共服务职能体系的逐步完善,对档案信息的需求同样是多元化的。 三、事业单位人事档案管理信息化建设的发展思路 龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 1.档案信息资源的开发要充分利用信息化手段。信息化的今天,人们对与事务的需求和方 式都追求多元化,而对信息化的人事档案需求也是如此。因此,要结合实际需求,对人事档案 的信息进行符合规定内的增加和修改,让以往使用档案只是起到约束作用和管理作用转变为发 挥出档案应有的使用价值,从而服务于单位、行业,乃至社会。其中需要强调的是在运用信息 化的手段清理和鉴定档案时,注意对人事档案的凭证价值的强化,运用信息化技术中的数字加 密技术和信息识别技术,使凭证信息更加详实而精确。 2.扩大人事档案的利用广度需要借助于信息的共享特性。建国几十年以来的档案管理惯性 影响,使得人事档案利用的范围极窄。当前许多事业单位的档案管理还或多或少存有这样的历 史惯性,这样的陈旧被动模式,阻碍了人事档案的利用价值。而如今的信息化时代必将打破这 样的惯性,转而实现在不涉及保密泄露的情况下的全社会档案信息共享,这将为市场经济提供 一些高質量的人才信息,在服务了社会的情况下,也让事业单位的人事档案使用效率更高,使 用方向更丰富。 3.突破和理顺人事档案与事业单位和个人之间的平等关系。档案管理人员在技术和专业方 面逐步向信息化方向靠拢,但是人事档案与事业单位和个人之间还是无法形成充分的平等关 系。简单来说就是人事档案记载了个人的相关信息,但是个人却没有对自己档案的使用权利和 知情权,这样的权利全部掌握在档案所在的单位。如此的不平等,严重制约着高素质人才的流 动,增强了对个人的约束。所以在很多人才面对市场的高待遇诱惑时,选择了放弃档案离开事 业单位,这样就产生了弃档和死档。对此要从制度和技术上同时入手,亦即放宽制度,在制度 允许的范围内,运用信息技术对不同的使用者授予相对应的权限,同时可以利用加密账号实现 远程操作,达到逐渐消除这种档案利用不平等的目的。 参考文献: [1]姚 珊.事业单位人事档案管理信息化建设初探[J].城建档案,2018(12):29-30. [2]满 静.大数据时代事业单位人事档案工作的创新模式[J].办公室业务,2018(18):164165.



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