当前位置: 首页 > >

基于现代信息化的事业单位人事档案管理对策分析

龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 基于现代信息化的事业单位人事档案管理对 策分析 作者:刘艳 来源:《经济与社会发展研究》2013 年第 05 期 摘 要:随着互联网时代的来临,为人们的工作生活带来了极大的便利,计算机网络技术 的广泛使用将人事档案的管理带入了信息化管理的先进行列,而且使事业单位档案管理工作也 更趋于信息化,信息化的管理方式将使档案信息管理更为安全可靠。 关键词:信息化;人事档案管理;对策分析 互联网时代的来临为档案信息管理工作的改革带来了巨大的契机,传统事业单位人事档案 管理模式逐渐被人们摒弃,实际上传统的档案管理方式也有其优点。事业单位应该积极地把信 息技术和传统的档案管理技术及经验相结合,从中找出齐聚双方优点的新方式,结合起来开辟 档案信息化管理的道路。 一、人事档案管理信息化实现的重要意义的探析 传统人事档案是跟随个人一生的资料,它记录了个人的受教育程度、从事的各种社会活动 及籍贯名族等,也是事业单位人事部门了解与管理个人的主要凭证,还是开展各种工作的基本 要素。并且在事业单位管理层的建设上,对单位考察与识别管理层选拔德才兼备的人才上,及 对党政管理、检察和加快生产上具有重要意义。将现代计算机互联网通信技术科学的运用到事 业单位档案管理检索系统中去,可以方便快捷的将档案信息的检索方式从联机检索、脱机检 索,壮大成网络检索甚至智能检索,将档案信息传递网络构建成现实,能很好的防止传统档案 管理模式中存在的个人档案遗失、破损、补办等问题。此外,人事档案引进信息化的管理后, 能更方便的对繁琐的档案资料实现快速便捷处理,直接将档案管理工作的效率提高至先进水 平。而且,传统档案管理工作不仅利用率低下,成本也相对较高。改成计算机上的数字档案后 不仅便于保存,还能及时修改和查询等优点,并且调取方便,可通过互联网迅速传递。 二、基于现代信息化的事业单位人事档案管理对策分析 (一)改变档案工作封闭型的弊端 在事业单位人事部门,管理人事档案工作人员一直是默默无闻的,且与同事间缺少交流而 使整个工作具有较强的封闭意识。因而应不断进取,敢于改变观念、并把时刻关注改革开放的 新问题、新局势,将单一的人事档案管理与当前社会重大活动结合起来,把封闭型的档案工作 逐渐转变成开放式多元化的新型档案工作。互联网时代,应当有新的现代化意识、计算机管理 档案意识及科学化意识,这些意识在加快传统档案管理的手工管理向计算机数字化管理的转变 龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 中有不可估量的重要作用。并通过培训提高档案管理人员的计算机知识强化相关技能。传统的 档案管理模式向来重管理、轻利用,因为传统的资料使用后整理不易。把管理方式从“封闭型” 转变到“开放型”势在必行。把档案管理的工作重心,从原来的封闭型转变到为了知识经济与各 项事业的发展而服务开放型之中。 (二)加强对档案信息化管理的安全意识 互联网时代作为新世纪的一把双刃剑,在为档案管理工作带来高效益、更快捷的方式的同 时,也给档案信息的安全造成了极大的威胁。就目前来看,很多事业单位在引进档案信息化管 理时,为其方便性表示赞赏,却对其安全保护意识做的不到位,导致档案信息的泄密甚至丢 失,为单位及个人带来了巨大的困扰与损失。而且随着电子设备的更新换代,系统升级,可能 导致电子文件在保存中出现不兼容性或者不可识读性。或者一些杀毒软件的错误判断导致资料 误删。存储硬盘及载体的使用寿命和易损问题也会导致资料遗失。以上情况均可能对档案信息 资料造成丢失,其害不可忽视。所以在实际管理过程中,必须认真对人事档案管理的相关政策 进行学习研究,在计算机的加密功能中根据各种信息资料的加密等级合理运用并严格界定做好 加密事项,并对通用数据库的资料根据其使用权限进行有条理的分类加密,要正确对待档案资 料的利用及保密之间的联系。不能有求稳怕险、墨守成规的保守观念,也不可有不设界限、敷 衍了事的麻痹思想。另外一些应注意的问题有,电子档案的保存应注意防潮、高温、病毒等问 题,并要求管理人员及时做好电子档案的备份及维护。将传统的纸质档案与电子档案的关系必 须处理好,确保传统与更新相结合,以保证档案资料的完整性,安全性。 (三)提高档案管理人员的综合素质 客观上来说,技术的进步对信息环境的构建起了不可忽视的作用。但是主观上,人为因素 依然是决定性的因素,档案管理人员整体的素质的提高及培训,培养出一支专业性强的干部团 体。随着互联网信息时代的不断进步,档案工作对于档案工作人员的业务能力也不断的提高, 档案管理人员需要通过单位的培训以及自身主动学习加深自身的专业知识,拓宽自身的知识 面,提高综合能力。对在电子环境下的工作意识的培养即是档案进行信息化的关键一点。这就 需要通过长期的培训掌握现代信息管理技能,努力使自己成为既熟悉传统档案管理的业务知识 又懂的数字档案管理的复合型人才。另外,由于人为因素对档案建设与管理中起十分重要的作 用,因此还要不断的加强相关人员的职业道德水平和思想政治教育,使其拥有坚定的政治责任 心,敏锐的政治鉴别力。 (四)健全档案管理法规 档案的管理工作对于事业单位或个人有极大的意义,因此档案的管理需要以法律为保护 伞,在相应的法律环境下得到更好的发展。档案管理部门实际上与形成档案的部门或个人之间 存在一系列的复杂关系与法律问题。档案的收集、保管及其使用都需要一系列的法律法规加以 保护。总的来说“依法治档”是保证档案工作科学发展的主要手段。各单位党委、人事及部门的 领导,都需加强档案意识,对人事档案工作拥有一定的了解,组织培训学习,并结合社会与学 龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 校的实际发展情况,对档案管理工作作出科学的规划,备份好工作中使用的软件和硬件,建立 起完善的人事档案管理工作制度,为人事档案工作的有效开展提供制度保障。 三、结束语 综上所述,对现代信息化的事业单位人事档案管理对策进行分析具有十分



友情链接: hackchn文档网 营销文档网 爱linux网 爱行业网 时尚网