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事业单位人事档案管理信息化建设的强化对策探讨

龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 事业单位人事档案管理信息化建设的强化对 策探讨 作者:沈超龙 章延立 来源:《办公室业务·上半月》2019 年第 07 期 【摘要】在事业单位档案管理机制不断发展的背景下,传统的档案管理模式已经不能够满 足事业单位的发展需求,事业单位人事档案管理人员应该以一种与时俱进的心态积极促进档案 管理朝向信息化建设方向发展。文章阐述了事业单位人事檔案管理信息化建设的特点,论述了 档案管理信息化存在的问题,进而提出档案管理信息化建设的强化对策,推动事业单位人事档 案管理工作长久、稳定发展。 【关键词】事业单位;人事档案管理;信息化建设;问题;策略 事业单位人事档案是人才履历的重要载体,事业单位中大部分都是围绕个人为单位来反映 和记载事业单位干部的详细信息,同时也是单位对干部职工进行全面了解和提拔的重要参考依 据。人事档案大多数都是由人事部门管理,完善事业单位人事档案管理信息化建设工作,能够 推动事业单位档案管理信息化建设工作健康、稳定发展。 一、事业单位人事档案管理信息化建设的特点 (一)改变档案管理方式,增加档案管理职能。传统的事业单位人事档案管理模式主要是 以纸质的方式作为媒介,使用人工录入的方式,这种工作方式会导致工作效率下降,进而会严 重影响整个档案管理信息化工作的开展。伴随着信息化时代的快速发展,纸质档案管理模式已 经不能够满足新时代事业单位人事档案管理工作发展的需要,在信息化时代,主要使用电子录 入的信息化管理模式,在对事业单位人事档案资料信息化管理的过程中,一定要体现保存资料 的功能,同时还能够完成对其他资料的收集和整理,进而促进事业单位人事档案资料信息管理 工作的正常开展。 (二)便于管理事业单位人事档案资料。事业单位人事档案资料种类非常多,在对其进行 管理的过程中需要消耗大量人力和物力,如果使用传统的纸质档案管理方式不仅会产生很大工 作量,而且整个程序也会非常繁琐复杂。在对事业单位人事档案资料进行信息化管理的过程 中,通过把档案信息直接输入到数据库中,为以后快速进行查询提供方便,同时还能够提升工 作效率水平,最后实现降低事业单位人事档案管理成本的目标。 (三)永久保存档案资料。以往事业单位人事档案管理方式绝大多数都是使用纸质档案。 然而,纸质档案由于受到天气或者环境因素的影响,容易出现发霉或者损坏,严重的可能会导 致大部分信息数据丢失,信息资料查询也非常困难。近几年,随着信息化技术快速发展,事业 龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 单位通过对人事档案资料进行信息化管理,在一定程度上能够解决纸质档案中存在的问题,为 能够永久保存人事档案信息资料提供了一种可行的方式。 二、事业单位人事档案管理信息化存在的问题 (一)档案管理信息化建设平台更新速度慢。在对事业单位人事档案进行信息化管理的过 程中,很多事业单位对人事档案管理工作没有投入太多时间和精力,导致档案管理的更新速度 越来越慢,同时还会导致工作人员人事档案信息得不到及时更新,甚至会出现错漏等问题。事 业单位在实际工作中对人事档案管理工作不够重视,人事档案管理信息化平台模块设置更新缓 慢,无法满足人事档案实际管理需求。 (二)档案管理信息化建设平台使用率低。事业单位进行人事档案信息化管理在一定程度 上能够降低管理成本,提升事业单位人事档案信息资料查询的高效性,但在事业单位人事档案 管理信息化建设的过程中,档案管理信息化建设平台的整体使用率并不是很高,从而影响了信 息化平台作用的发挥。 (三)档案管理工作人员综合素质低。在对事业单位人事档案管理的信息化建设过程中, 档案管理人员自身扮演着非常重要的角色,然而,有一部分事业单位人事档案管理人员专业技 能并不符合实际需要的规范标准,综合素质水平有待进一步提升。还有一部分事业单位人事档 案管理人员对人事档案管理的重要性认识不够,责任心不强,同时缺乏相关计算机技术操作知 识,导致他们的业务水平越来越低,由于事业单位人事档案管理信息需求量的不断增大,很多 人事档案管理人员的专业技能和综合能力有待于进一步提升。 三、事业单位人事档案管理信息化建设的强化对策 (一)增强工作人员专业技能培训。人事档案管理工作人员专业技能与综合素质高低,会 在一定程度上影响事业单位人事档案管理信息化建设整体进程。所以,在对事业单位职工人事 档案信息化管理的过程中,一定要定期对工作人员专业技能进行系统培训,只有工作人员专业 技能和综合素质水平得到提升之后,才能够促进事业单位人事档案管理信息化建设工作稳定开 展,进而促进事业单位各项工作的正常稳定。事业单位档案管理信息化建设并不是一件容易的 事情,牵扯到的因素非常多,单单依靠学习培训来促进事业单位信息化建设显然是不够的,还 应该聘请更多的专业人士积极投入到事业单位档案管理信息化建设工作中,只有这样才能够推 动事业单位人事档案信息化建设工作的优化发展。 (二)增强信息化建设平台推广模式创建。事业单位人事档案管理信息化平台创建的主要 作用是为信息需求者提供更多优质服务,以此来满足信息需求者的实际需要,(下转第 54 页) (上接第 51 页)因此,在实际工作开展的过程中,事业单位管理人员一定要增强档案信 息管理信息平台的推广和宣传,最大限度地提升信息化建设平台的影响力与知名度。与此同 龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 时,还应该充分借鉴大型事业单位对人事档案管理的各方面先进经验,通过提升信息化建设平 台使用效率的方式,来更好地促进事业单位人事档案管理信息化建设工作的稳定发展。 (三)增强档案管理人员和网络技术人员管理力度。事业单位人事档案管理人员和网络技 术人员两者联系非常密切,两者之间的协调性是保证事业单位人事档案管理信息化建设正常、 稳定开展的重要前提,网络技术人员应该为信息化平台建设维护工作提供高效服务。事业单位 人事档案管理信息化建设过程中,通过创建互通机制来增强档案管理人员



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